rapat perusahaan atau gathering merupakan dua kegiatan penting yang berdampak langsung terhadap kekompakan tim dan kelancaran operasional organisasi. Selanjutnya memilih tempat yang tepat, seperti hotel yang representatif dan nyaman, menjadi kunci keberhasilan acara. Pada intinya Artikel ini menyajikan panduan lengkap bagi Anda — baik dari divisi HRD perusahaan maupun EO acara perusahaan — dalam merencanakan dan melaksanakan gathering maupun rapat perusahaan yang sukses dan berkesan.
Hotel bukan hanya tempat menginap. Maka Saat ini banyak hotel menyediakan fasilitas lengkap yang mendukung penyelenggaraan rapat perusahaan, gathering, hingga pelatihan tim. Selanjutnya Beberapa kelebihan memilih hotel antara lain:
Fasilitas lengkap: Mulai dari ruang meeting profesional, area rekreasi, hingga kamar nyaman untuk menginap.
Pelayanan profesional: Tim hotel biasanya telah berpengalaman menangani berbagai event skala perusahaan.
Suasana baru: Memberikan pengalaman berbeda bagi karyawan, terutama jika lokasinya jauh dari suasana kantor.
Baik untuk rapat strategis maupun gathering tim, pemilihan hotel harus mempertimbangkan beberapa aspek berikut:
Lokasi strategis
Pertama Pertimbangkan aksesibilitas dari kantor, transportasi umum, dan estimasi waktu tempuh peserta.
Fasilitas memadai
Kedua Hotel idealnya memiliki ruang rapat, area outdoor/indoor untuk kegiatan tim, koneksi internet stabil, dan fasilitas makan/minum.
Harga sesuai anggaran
Ketiga Bandingkan beberapa pilihan hotel dan pastikan sesuai dengan budget yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau klien.
Reputasi dan review
Keempat Cek ulasan online atau minta rekomendasi dari kolega dan rekan bisnis untuk memastikan kualitas pelayanan.
Agar gathering dan rapat perusahaan berjalan lancar dan menyenangkan, berikut beberapa hal yang perlu dirancang dengan baik:
Tema yang menarik
Gunakan tema yang membangkitkan semangat kolaborasi atau nilai-nilai perusahaan.
Agenda yang seimbang
Gabungkan kegiatan formal seperti presentasi, diskusi, atau workshop dengan sesi informal seperti outbound, games, atau hiburan malam.
Durasi yang pas
Tentukan durasi acara berdasarkan kebutuhan, bisa setengah hari (half-day meeting), sehari penuh, atau hingga menginap (staycation & gathering).
Untuk HRD atau EO, berikut checklist utama dalam menyusun rencana gathering:
Bentuk tim kerja internal
Libatkan beberapa anggota tim untuk membantu persiapan teknis dan non-teknis.
Buat timeline persiapan
Susun tahapan kerja dari awal hingga hari H agar semua kebutuhan dapat dipenuhi tepat waktu.
Komunikasi intensif
Informasikan rundown acara, dress code, peraturan hotel, dan perlengkapan yang perlu dibawa kepada seluruh peserta.
Evaluasi pasca-acara
Minta feedback dari peserta untuk memperbaiki acara serupa di masa depan.
Susun anggaran detail
Hitung semua komponen: transportasi, konsumsi, penginapan, dekorasi, honor MC/fasilitator, dll.
Negosiasi dengan hotel
Jangan ragu untuk menanyakan potongan harga, penawaran paket meeting, atau bonus tambahan seperti free coffee break.
Cari sponsor (opsional)
Jika gathering bersifat besar atau melibatkan banyak pihak, pertimbangkan mencari sponsor internal atau eksternal.
Agar para peserta pulang dengan kesan positif dan semangat baru:
Gunakan ice breaking di awal acara
Pecahkan suasana canggung dengan permainan ringan yang seru.
Adakan aktivitas kreatif
Misalnya team building challenge, lomba masak antar divisi, atau workshop motivasi.
Ciptakan suasana nyaman
Pilih ruang dengan pencahayaan baik, suhu sejuk, dan dekorasi yang mendukung mood positif.
Kami menyediakan berbagai paket gathering dan rapat perusahaan yang dirancang khusus untuk kebutuhan HRD dan EO acara perusahaan. Nikmati fasilitas lengkap, pelayanan ramah, dan suasana nyaman yang akan membuat acara Anda berkesan dan produktif.
📌 Lihat katalog kamar dan fasilitas kami
📩 Kirim permintaan penawaran melalui formulir di bawah ini
💼 Tim kami siap membantu Anda menyusun agenda gathering atau rapat perusahaan yang sempurna!
Isi formulir dibawah dan unduh penawaran dari kami.
